Najczęściej zadawane pytania

Comarch TNA to innowacyjny system do rejestracji oraz zarządzania czasem pracy, delegacjami, urlopami i innymi ważnymi procesami skupionymi wokół pracownik w firmie. Jest to narzędzie działające w chmurze którego funkcjonowanie nie jest uzależnione od dodatkowego oprogramowania. Instalacja Comarch TNA jest szybka i prosta, a produkt nie ingeruję w infrastrukturę budynku. Usługa może działać zarówno samodzielnie jak i z dowolnym systemem ERP.

Comarch TNA to narzędzie oparte o współpracę trzech elementów: autorskiej aplikacji mobilnej, autorskiej aplikacji WWW oraz urządzenia Comarch TNA Gateway. Użytkownicy rejestrują wejście i wyjście z miejsca pracy zbliżając smartphone z zainstalowaną aplikacją do urządzenia Comarch TNA Gateway. Do prawidłowego działania aplikacji konieczne jest włączenie transferu danych lub Wi-Fi oraz aktywne połączenie Bluetooth lub NFC. System rejestruje aktywność przy bramce oraz czas i datę zdarzenia. Zebrane dane są widoczne w aplikacji mobilnej oraz na stronie internetowej i są na bieżąco aktualizowane. Na podstawie zarejestrowanych danych, generowane są informacje dotyczące historii obecności, przepracowanego czasu, oraz czasu wejść i wyjść. Pracownik może również dodać innego rodzaju obecności, takie jak urlop, nieobecność czy delegacje. System Comarch TNA informuje użytkowników o istotnych zdarzeniach poprzez powiadomienia e-mail.

Comarch TNA Gateway to urządzenie działające w oparciu o technologie Bluetooth Low Energy oraz NFC (Near Field Communication), które wysyła sygnał identyfikujący. Kompatybilne urządzenia – smartfony z zainstalowaną aplikacją Comarch TNA – mogą odbierać ten sygnał i wykorzystywać go do rejestracji czasu pracy. Każde urządzenie posiada unikalny numer identyfikacyjny umieszczony na dole urządzenia. Na pełnej baterii urządzenie działa nieprzerwanie około roku. Dzięki wykorzystanym technologiom, urządzenie działa ze wszystkimi smartfonami dostępnymi na rynku.

Użytkownicy rejestrują wejście i wyjście z miejsca pracy zbliżając smartphone z zainstalowaną aplikacją do urządzenia Comarch TNA Gateway. Do prawidłowego działania aplikacji konieczne jest włączenie transferu danych lub Wi-Fi oraz aktywne połączenie Bluetooth lub NFC. Aplikacja domyślnie wykorzystuje NFC do rejestracji sygnału z urządzeń Comarch TNA Gateway. Rejestrując aktywność przy pomocy NFC należy zidentyfikować w jakim miejscu w smartphonie znajduje się moduł NFC i przykładać telefon do urządzenia dokładnie w tym miejscu. Moduł Bluetooth jest wykorzystywany w przypadku braku lub problemów z komunikacją NFC. Istnieje możliwość automatycznego użycia Bluetooth oraz ustawienia jego czułości. Aby to zrobić należy wejść w zakładkę ustawienia znajdującą się w menu nawigacyjnym w aplikacji mobilnej Comarch TNA, następnie wybrać zakładkę Bluetooth.

Od wersji usługi Comarch TNA 2.1.0 istnieje możliwość nadawania uprawnień administratora przez Super Administratora (właściciela usługi), czyli osobę na której dane (adres e-mail) utworzono konto w usłudze Comarch TNA. Nadanie takich uprawnień jest możliwe podczas dodawania nowego pracownika w oknie Nowy pracownik, oraz podczas edycji danych pracownika w oknie Edycja pracownika. Nadanie uprawnień Administratora jest notyfikowane wiadomością e-mail.

Urządzenie należy przymocować w wybranym miejscu na ścianie, na przykład przy wejściu do miejsca pracy, za pomocą załączonych do opakowania wkrętów lub rzep. Przed przymocowaniem należy upewnić się że powierzchnia montażowa jest czysta. Urządzenie przeznaczone jest do użytku wewnątrz budynku.

Stworzony grafik jest weryfikowany i walidowany zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy, takimi jak:

• Zapewnienie 11-sto godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego.
• Zapewnienie 35-cio godzinnego nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego.
• Pilnowanie normy godzin pracy pracownika w ramach danego okresu rozliczeniowego (np. 40 h pracy w tygodniu lub innym okresie rozliczeniowym).
• Blokowanie możliwości zaplanowania większej bądź mniejszej liczby godzin do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym.
• Blokowanie możliwości zaplanowania więcej niż 12 godzin pracy w danej dobie (w przypadku osób zatrudnionych w systemie równoważnego czasu pracy – Nienormowany plan pracy) i więcej niż 8 godzin w danej dobie (w przypadku pracownika zatrudnionego w systemie podstawowego czasu pracy – Normowany plan pracy).

Odbicia z aplikacji i telefonu prezentowane są w taki sam sposób.

Należy zweryfikować Grafik Pracy u wskazanego pracownika w dniu, w którym występuje niezgodność.

Pracownik posiada taki status ponieważ nigdy się nie logował do programu TNA, aby dostęp został aktywowany, pracownik musi się zalogować do usługi TNA.

Aby prawidłowo policzyło pracownikowi urlop to należy zaznaczyć urlop pracownikowi od poniedziałku do piątku w pierwszy tydzień i tak samo wykonać w drugim tygodniu, pomijając soboty i niedziele.

Istnieje możliwość wygenerowania okresowych raportów czasu pracy oraz aktywności pracowników (wejść i wyjść) w formacie .xls.

Czas brutto – jest czasem przepracowanym wraz z przerwami i wyjściami w trakcie czasu pracy (liczony od pierwszego wejścia do ostatniego wyjścia z pracy wraz z czasem spędzonym na przerwach uwzględniając ustawione reguły wygładzania czasu pracy). Czas netto – jest to czas, który mówi o tym, ile czasu użytkownik dokładnie przepracował (liczony od pierwszego wejścia do ostatniego wyjścia z pracy bez czasu spędzonego na przerwach).

Nie wyświetla się czas pracownikowi po zalogowaniu, widoczny jest dla kierownika w raporcie.

Do rozpoczęcia korzystania z Comarch TNA niezbędna jest aktywacja oraz krótka konfiguracja usługi.

1. Aktywacja urządzenia TNA Gateway

   Urządzenie na czas transportu jest wyłączone. Po otrzymaniu urządzenia należy je aktywować podłączając je chociaż na chwilę do zasilania przez port mikroUSB np. za pomocą standardowej ładowarki telefonicznej lub za pomocą dołączonego do opakowania kabla do portu USB komputera. Po takiej aktywacji, urządzenie jest gotowe do działania.

2. Konfiguracja usługi przez Administratora

   Do poprawnego działania usługi, niezbędne jest wirtualne „przypięcie” zakupionego urządzenia Comarch TNA Gateway do bramki oraz lokalizacji. Od wersji usługi Comarch TNA 2.1.0 wszystkie urządzenia zakupione z nową usługą są przypisywane do jednej domyślnej bramki oraz lokalizacji. Istnieje możliwość zmiany ustawień domyślnych. Więcej szczegółów na ten temat w pytaniu „Jak zmienić nazwę bramki oraz lokalizacji?”.

3. Ściągniecie aplikacji mobilnej

   Ostatnim niezbędnym elementem do skorzystania z usługi jest pobranie i instalacja aplikacji mobilnej Comarch TNA. Aplikacja jest dostępna w AppStore lub Google Play. Do odbijania wejść i wyjść przy pomocy aplikacji na telefonie niezbędne jest włączenie NFC lub Bluetooth na urządzeniu mobilnym.

Użytkownik o uprawnieniach administratora ma możliwość edycji nazwy bramki (również tej ustawionej domyślnie). Aby zmodyfikować bramki należy zalogować się na konto administratora za pomocą przeglądarki internetowej na stronie https://www.tna.comarch.com i wejść w zakładkę „Bramki wejścia/wyjścia” znajdującą się w prawym górnym roku pod przyciskiem . Następnie klikając na ikonę znajdującą się po prawej stronie od danej bramki możemy zmienić nazwę bramki oraz edytować lokalizację spośród wcześniej już utworzonych. Więcej szczegółów na temat tworzenia nowych lokalizacji w pytaniu „Jak utworzyć nową lokalizacje?”

Użytkownik o uprawnieniach administratora ma możliwość kreacji nowych bramek w usłudze. Aby stworzyć nową bramkę należy zalogować się na konto administratora za pomocą przeglądarki internetowej na stronie https://www.tna.comarch.com i wejść w zakładkę „Bramki wejścia/wyjścia” znajdującą się w prawym górnym roku pod przyciskiem . Następnie klikając na ikonę „Dodaj bramkę” przechodzimy do kreatora bramki gdzie po kolei dodajemy nazwę bramki, jej lokalizację oraz wybieramy urządzenie które powinno być do niej przypisane.

Użytkownik o uprawnieniach administratora ma możliwość edycji nazwy lokalizacji (również tej ustawionej domyślnie). Aby zmodyfikować lokalizacje należy zalogować się na konto administratora za pomocą przeglądarki internetowej na stronie https://www.tna.comarch.com i wejść w zakładkę „Lokalizacje” znajdującą się w prawym górnym roku pod przyciskiem . Następnie klikając na ikonę znajdującą się po prawej stronie od danej bramki możemy zmienić nazwę lokalizacji.

Użytkownik o uprawnieniach administratora ma możliwość kreacji nowych lokalizacji w usłudze. Aby stworzyć nową lokalizację należy zalogować się na konto administratora za pomocą przeglądarki internetowej na stronie https://www.tna.comarch.com i wejść w zakładkę „Lokalizacje” znajdującą się w prawym górnym rogu pod przyciskiem . Następnie klikając na ikonę „Dodaj lokalizację” przechodzimy do kreatora gdzie nadajemy nazwę oraz wybieramy strefę czasową w której znajduje się dana lokalizacja.

Standardowa taką zmianę powinien zrobić użytkownik. Po zalogowaniu do portalu Comarch Cloud, użytkownik ma możliwość z poziomu zarządzania swoim kontem zmiany adresu e-mail. Jeśli użytkownik nie ma możliwości zalogowania się poprzez portal Comarch Cloud, należy wysłać zgłoszenie na adres pomoc@tna.comarch.com zawierając poprzedni i aktualny adres e-mail. Zgłoszenie należy wysłać z adresu e-mail administratora usługi TNA.

Z menu należy wybrać „Zarządzanie kadrą” – „Grafik pracy”, wybierając wszystkie centra w firmie, ustawić zakres czasu na „dowolny”, następnie ustawić zakres jednego dnia, który chcą Państwo oznaczyć jako dzień wolny, ustawić w planie pracy dla jednego pracownika „Dzień wolny” a następnie skopiować grafik dla wszystkich pracowników centrum (trzy kropki po lewej stronie od nazwy pracownika – „skopiuj grafik” – „przypisz wszystkim pracownikom centrum”)

Nie ma możliwości ręcznego importu czasu pracy przez plik .tna, jeżeli jest więcej niż jeden etat.

Użytkownik ma możliwość dodania własnej nazwy identyfikatora.

Tak jest taka możliwość, należy przejść do opcji w ustawieniach zaawansowanych „Obecność zgłoszona ręcznie i jest możliwość edycji ustawień, które pozwalają na dodawania obecności wstecznej (maksymalnie można to wykonać do 99 dni wstecz). Może dokonywać tego kierownik, zastępca kierownika lub sam pracownik. Dostęp do zakładki „Ustawienia zaawansowane” posiada właściciel usługi, czyli tzw. „Super Administrator”.

Należy dezaktywować zgubione karty i przypisać nowe karty do pracowników, można tego dokonać w zakładce „Ustawienia” – „Identyfikatory”.

Można tego dokonać w przypadku jeśli konto będzie miało w ustawieniach zaawansowanych zaznaczoną opcję dodawania aktywności do „ _ dni wstecz.”.

Należy wybrać serwer baz danych SQL, następnie bazę danych, która ma podlegać synchronizacji. W kolejnym kroku użytkownik ustala harmonogram wykonania kopii. W ostatnim kroku użytkownik wprowadza Identyfikator klucza oraz klucz, które możliwe są do wygenerowania z poziomu strony www.tna.comarch.com z zakładku Ustawienia – API z poziomu administratora usługi.

Użytkownik o uprawnieniach administratora ma możliwość dodawania pracowników do usługi Comarch TNA. Aby dodać pracowników należy zalogować się na konto administratora za pomocą przeglądarki internetowej na stronie https://www.tna.comarch.com, wejść w zakładkę „Zarządzanie Kadrą” i na podstronie „Pracownicy” dodać kolejnych użytkowników. Można to zrobić poprzez pojedyncze dodawanie pracowników lub przez import pliku .csv w formacie sprecyzowanym w usłudze. Aby dodać nowego użytkownika należy podać jego imię i nazwisko oraz adres e-mail. Nowo dodany pracownik otrzymuje dwie wiadomości e-mail: e-mail aktywacyjny z portalu Comarch Cloud oraz e-mail powitalny z usługi Comarch TNA.

E-mail aktywacyjny zawiera prośbę o weryfikację konta i ustalenie hasła. Nowy Pracownik dokonuje weryfikacji przez kliknięcie linku „Potwierdź adres e-mail” do formularza ustalania hasła dla swojego konta.

Uwaga! Użytkownik posiadający już konto w Comarch Cloud nie otrzymuje e-maila aktywacyjnego wymagającego potwierdzenia adresu e-mail. W takim wypadku, pracownik loguje się bezpośrednio do usługi Comarch TNA swoimi dotychczasowymi danymi do logowania w portalu Comarch Cloud.

E-mail powitalny z usługi Comarch TNA informuje o rozpoczęciu korzystania z usługi. E-mail ten posiada również linki do strony internetowej Comarch TNA oraz aplikacji mobilnych dla systemów Android i iOS. Dodatkowo, pracownik, który poprawnie zweryfikował konto oraz ukończył rejestrację w usłudze jest widoczny na liście pracowników ze statusem Aktywny. Pracownik, którzy nie dokonał weryfikacji widoczny jest są ze statusem Oczekujący.

Administrator może zarządzać listą Pracowników – włączyć lub wyłączyć dostęp do usługi, usunąć konto, wysłać wiadomość.

Użytkownik o uprawnieniach administratora ma możliwość usuwania pracowników z usługi Comarch TNA. Aby to zrobić należy zalogować się na konto administratora za pomocą przeglądarki internetowej na stronie https://www.tna.comarch.com, wejść w zakładkę „Zarządzanie Kadrą – Pracownicy”, wybrać pracownika którego konto chcemy usunąć z usługi i na jego Karcie Pracownika przejść do zakładki Ustawienia. Tam, korzystając z przycisku Usuń możemy usunąć konto danego pracownika.

Użytkownik o uprawnieniach administratora ma możliwość edycji prezentacji czasu pracy pracowników w usłudze. Aby edytować sposób prezentacji czasy pracy należy zalogować się na konto administratora za pomocą przeglądarki internetowej na stronie https://www.tna.comarch.com, wejść w zakładkę „Zarządzanie Kadrą”. Tam wybieramy pracownika któremu chcemy zmienić sposób wyświetlania czasy pracy. Klikając na ikonę znajdującą się po prawej stronie od danego nazwiska, przechodzimy do okna edycji danych pracownika gdzie istnieje możliwość wyboru prezentacji czasu pracy: czas brutto (czas liczony od pierwszego wejścia do ostatniego wyjścia z pracy w danym dniu, wraz z czasem spędzonym na przerwach), netto (czas liczony od pierwszego wejścia do ostatniego wyjścia z pracy w danym dniu bez czasu spędzonego na przerwach), lub ukryty czas pracy. Zapisujemy ustawienia klikając w ikonę zapisz.

Kierownik centrum ma możliwość w zakładce zarządzanie kadrą – Raporty wprowadzić godziny pracownika za niego.

Tak, w ustawieniach jest dedykowana zakładka do rejestrowania pracy zdalnej, gdzie można ustalić czy pracownik lub jego kierownik możne zgłaszać aktywności z datą, godziną wsteczną.

Kierownik oraz zastępca kierownika mogą widzieć raporty czasu pracy pracowników podległych. Osoba ze statusem administratora nie ma takiej możliwości, natomiast może dodać się jako kierownika/zastępcę kierownika i tak dostęp otrzymać.

Kierownik oraz zastępca kierownika mogą widzieć raporty czasu pracy pracowników podległych. Osoba ze statusem administratora nie ma takiej możliwości, natomiast może dodać się jako kierownika/zastępcę kierownika i tak dostęp otrzymać.Kierownik oraz zastępca kierownika mogą zatwierdzać wnioski urlopowe/delegacji pracowników podległych.

Prace zdalne są widoczne z poziomu Zarządzanie Kadrą – Inne Zgłoszenia, gdzie z poziomu kierownika centrum widoczne są wszystkie wpisy podległych pracowników pracy zdalnej. Z tamtego poziomu jest możliwość usunięcia wprowadzonej pracy.

Tak, można dokonać takiej konfiguracji w pracy. Narzędzia w grafiku pracy umożliwiają łatwe przekopiowanie ustalonego grafiku pracy dla innych pracowników w dowolny sposób, zatem jest możliwość wprowadzenia pracy trzy zmianowej.

Plan pracy zostanie zmieniony w kolejnym dniu po dokonaniu zmian.

Nie ma takiej możliwości, takie uprawnienia mogą być nadane tylko użytkownikowi który jest kierownikiem w strukturze organizacyjnej.

Z poziomu kierownika centrum jest możliwość podglądu szczegółowego raportu. Administratorowi usługi prezentowany jest widok raportu za konkretny dzień lub wybrany okres bez prezentowania wszystkich wejść/wyjść – Widzi pierwsze wejście i ostatnie wyjście.

Tylko w przypadku, gdy znajduje się w najwyższym centrum w strukturze organizacyjnej, jeżeli należy do podcentrum, nie będzie miał takiej możliwości.

W aktualnej wersji usługi Comarch TNA 2.1 istnieje możliwość ręcznego importu danych z Comarch TNA do ERP Optima. Aby wygenerować raport obecności, należy zalogować się na konto administratora Comarch TNA za pomocą przeglądarki internetowej na stronie https://www.tna.comarch.com i wejść w zakładkę „Zarzadzanie Kadrą” i dalej „Obecności”. Następnie należy zmienić widok na miesięczny klikając na ikonę „Widok dnia” znajdujący się w prawym górnym rogu. Dane można wyeksportować z systemu klikając na przycisk „Raport” znajdujący się po prawej stronie.

Comarch TNA umożliwia dwa rodzaje eksportu danych dla systemów ERP:

• Eksport ogólny – eksport do pliku .tna informacji tylko i pierwszym wejściu i ostatnim wyjściu każdego z pracowników w danym dniu
• Eksport szczegółowy – eksport danych do pliku .tna z informacją na temat wszystkich wejść i wyjść pracowników

Dane eksportowane są do pliku tekstowego z rozszerzeniem .tna. Każdy wiersz w pliku zapisany jest w formacie: NNNNNNNNNNXRRRRXMMXDDXggXmmXZZ, gdzie: N – unikalny identyfikator pracownika, X – znak ignorowany, nieistotny przy imporcie, RRRR – rok, MM – miesiąc, DD – dzień, gg – godzina, mm – minuta, Z – rodzaj przejścia, przyjmuje wartość IN dla wejść oraz OU dla wyjść.

Przed importem danych do ERP Optima należy przypisać w systemie ERP każdemu pracownikowi unikalny identyfikator w polu odpowiadającym numerowi karty. Listę pracowników wraz z ich numerami id można odczytać w zakładce „Pracownicy”.

Więcej informacji na temat formatu pliku dostępnych jest w Podręczniku Użytkownika Comarch ERP Optima, w sekcji „RCP formaty importu” na stronie 219.

Czas pracy, urlopy i delegacje.

Struktura, pracownicy i kierownicy synchronizowani są w jedną stronę – Z Optimy do TNA. W druga stronę synchronizacja nie ma miejsca, także pracownicy z TNA nie przeniosą się do Optimy.

W jednej usłudze można mieć więcej niż jedną bazę, natomiast jedna baza może być podpięta jedynie pod jedną firmę.

Tak, jest taka możliwość, należy przesłać zgłoszenie na optima.chmura@comarch.pl zawierając dane takie jak: klucze, nazwa bazy, dla której należy uruchomić usługę. Zgłoszenie należy wysłać z adresu e-mail zarejestrowanego w XL’u lub adresu e-mail konta ze statusem Administratora w systemie Comarch ERP Optima.

Nie. Po przeprowadzeniu synchronizacji, delegacja trafia do Optimy ze statusem „Zaakceptowana”. Nie jest możliwe usuwanie zaakceptowanych delegacji – Jest to jedna z funkcjonalności Optimy. Aby usunąć zaakceptowaną delegację, należy z poziomu Optimy w module Kasa i Bank wejść w zakładkę Delegację, a następnie po wybraniu wspomnianej delegacji, należy zmienić jej status z zaakceptowanej na „bufor”.

W jednej usłudze można synchronizować więcej niż jedną bazę, natomiast jedna baza może być podpięta jedynie pod jedną firmę.

Należy w programie Comarch ERP Optima przy konkretnym pracowniku zaznaczyć opcję „Pracownik archiwalny” i wykonać synchronizację. Po wykonaniu synchronizacji, pracownik nie będzie widoczny w TNA.

Jeśli pracownik nie miał przypisanego maila przed pierwszą synchronizacją, to należy napisać zgłoszenie na adres e-mail : pomoc@tna.comarch.pl . W zgłoszeniu należy uwzględnić takie informacje takie jak : ID pracownika oraz adres e-mail jaki ma zostać przypisany.

Plan pracy nie jest przenoszony z programu Optima do TNA.

Można tego dokonać w przypadku poprzednich miesięcy, wystarczy uruchomić pełną synchronizację miesiąca. Jeżeli dotyczy to bieżącego miesiąca nie ma możliwości wykonania tego z poziomu aplikacji.

Należy przesłać zgłoszenie techniczne na adres pomoc@tna.comarch.com podając adres e-mail administratora usługi oraz dołączając plik logów „C:\Program Files (x86)\Comarch TNA Agent\*Wersja Aplikacji*\logs.txt”