Jak zoptymalizować czas pracy w firmie?

Statystycznie pod względem czasu spędzonego w pracy Polacy plasują się w europejskiej czołówce. Jednak inne dane mówią, że nie jesteśmy zbyt efektywni. Jak poprawić wydajność czasu pracy w firmie? Przy użyciu najlepszych narzędzi.

Badania przeprowadzone w Wielkiej Brytanii wykazują, że w czasie standardowego ośmiogodzinnego dnia pracy pracownik biurowy działa efektywnie zaledwie przez 3 godziny. Reszta dnia poświęcona jest przeglądaniu stron internetowych, jedzeniu czy rozmowach z kolegami. Na tak niski wynik składa się kilka czynników.

Niewystarczający kontakt – nikła wydajność

Jednym z najważniejszych aspektów wydajnej pracy jest komunikacja. Często pracownicy działają zadaniowo – wykonują konkretną pracę, informują o tym przełożonego, a następnie czekają na kolejne wytyczne. Skutkiem tego jest spora ilość niewykorzystanego czasu, zanim do obu stron dotrą odpowiednie informacje. Przy wykorzystaniu narzędzi usprawniających zarządzanie pracownikami problem ten można zminimalizować – za sprawą bieżącej komunikacji na linii pracownik-przełożony. Najnowsze systemy do zarządzania pracownikami oferują intuicyjny kanał komunikacji z pracodawcą, który dzięki czytelnym raportom widzi, kiedy pracownik rozpoczął pracę i ile czasu zajęło mu wykonanie zadania. Dzięki dowolnej konfiguracji takie rozwiązanie sprawdzi się zarówno w małych przedsiębiorstwach, jak i na poziomie korporacyjnym.

Efektywność dzięki kontroli

Innym zmartwieniem przedsiębiorców jest pracownik, który nie tylko nieefektywnie spędza czas w pracy, ale w dodatku potrafi opuścić swoje stanowisko, żeby zająć się prywatnymi sprawami. Niestety na rynku pracy wciąż nie brakuje osób, które unikają wypełniania obowiązków, czasami wręcz oszukując przełożonego. Najnowsze produkty na rynku sprawiają, że tego rodzaju sytuacje stają się zdecydowanie bardziej wyraziste i jednoznaczne. Dzięki technologii jak Bluetooth czy NFC tworzą się tzw. bramki wyjścia/wejścia, które we współpracy z aplikacją umożliwiają monitorowanie czasu pracy zespołu. Ruch w bramkach określony jest z dokładnością do sekund. Wykorzystanie najnowszych technologii sprawia, że system jest energooszczędny, a nawiązanie połączenia z urządzeniem nie wymaga parowania. Jest to więc wartościowe, a zarazem wygodne rozwiązanie problemów z pracownikami.

Optymalizacja zadań pracodawcy

Wspomniane problemy z komunikacją tworzą nieporozumienia także w pozostałych aspektach pracy, jak chociażby urlop. Szczególnie zarządzając większym zespołem, trudno skutecznie zaplanować wypoczynek każdego pracownika bez szkody dla wyników firmy. Dlatego przydadzą się dodatkowe funkcje, mające na celu usprawnienie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Elektroniczne zgłoszenie delegacji lub daty planowanego urlopu wypoczynkowego sprawia, że system natychmiastowo rejestruje i jednocześnie rezerwuje dany okres. To z kolei niweluje kolizyjność w sytuacjach, gdy np. dwóch pracowników zgłosi ten sam termin urlopu jednego dnia. Korzystając z systemów zarządzania jak np. Comarch TNA pierwszy z nich zarezerwuje datę, a drugi od razu będzie poinformowany o tym, że musi zmienić swoje plany.

Łatwiejsze zarządzanie dzięki aplikacji mobilnej

Obecnie pracodawcy oraz menedżerowie coraz częściej są mobilni – jeżdżą na spotkania, w delegacje czy na szkolenia. Aby w tym czasie nie tracić kontroli nad pracownikami, Comarch TNA przygotował aplikację mobilną dostępną na Androida oraz iOS, dzięki której z poziomu smartfona można zapoznać się ze wszelkimi raportami dotyczącymi pracy zespołu, a także wejść i wyjść poszczególnych pracowników. Jako administrator, pracodawca może nadać każdemu urządzeniu unikalną nazwę, co jeszcze bardziej poprawia komfort użytkowania. Tego typu opcja jest przydatna szczególnie wtedy, kiedy pracownicy opuszczają stanowisko pracy, udając się na papierosa. Jeżeli będą nagminnie korzystać z tego przywileju, ich przełożony będzie widział, ile razy wyszli na zewnątrz czy do pomieszczenia socjalnego.

Według badań Eurostatu polskie firmy organizacyjnie wciąż nie sprzyjają długotrwałemu stymulowaniu wydajności pracy. Wpływają na to m.in. brak mierzenia i wynagradzania za efektywne działanie czy stresująca atmosfera. Z odpowiednim narzędziem poprawa zarządzania pracownikami poprzez kontrolę i kontakt jest możliwa.

Chcesz dowiedzieć się więcej o Comarch TNA? Wejdź na stronę www.tna.comarch.com/pl