Każdy przedsiębiorca, który nie prowadzi jednoosobowej działalności gospodarczej, wie, jak cenni są dobrzy pracownicy. Od nich zależy zarówno jakość wykonanego zlecenia, jak i oddanie go w terminie. Co jednak, gdy pracownicy zaczynają wymykać się spod Twojej kontroli?

Dobrze znasz ten schemat. Zatrudniasz nową osobę. Przez pierwsze dni wdrażasz ją w nowe obowiązki. Ona stara się pokazać z jak najlepszej strony. W kolejnych tygodniach wzorowo wykonuje zlecane zadania, zawsze jest w biurze na czas i nigdy nie zwalnia się przed końcem dnia. Do czasu…

Jak ewidencja czasu pracy wpływa na lepsze zarządzanie firmą?

Przychodzi taki moment, gdy pracownik zaczyna czuć się swobodniej w strukturach firmy. Nie ma w tym nic złego, do czasu, gdy nie wpływa to na jakość wykonywania obowiązków. Warto wówczas podjąć środki, w kierunku nie tyle kontroli pracy, co jej optymalizacji. Takim środkiem są rejestratory czasu pracy. W jaki sposób wpływają na pracowników i ich efektywność?

Po pierwsze, urządzenia takie zwiększają dyscyplinę wśród zatrudnionych. Pracownicy, których wejścia i wyjścia z biura są codziennie rejestrowane, czują presję, by stawić się w pracy na czas. Jaką korzyść czerpie z tego firma? Według przeprowadzonych badań co trzeci Polak spóźnia się do pracy. Koszt jednorazowego 15-minutowego spóźnienia wszystkich przyznających się do tego osób to aż 27 milionów złotych. Korzyść z rejestratorów odczują przede wszystkim firmy rozliczające pracowników na podstawie stawki godzinowej, którym pomogą zredukować koszty pracownicze.

Po drugie, rejestratory ułatwiają rozliczanie przepracowanych nadgodzin. Pracownik chętniej wykona dodatkowe obowiązki, jeśli dobrze mu za to zapłacisz. Jeśli będziesz uczciwie podchodzić do kwestii wynagradzania nadgodzin, pracownicy nie będą za wszelką cenę unikać zostawania w pracy po godzinach. A to ile czasu przepracowała dana osoba, pomoże skontrolować rejestrator czasu pracy.

Po trzecie, oszczędzają Twój czas poświęcony na rozliczenia. Rejestratory czasu pracy eliminują konieczność ręcznego wykonywania obliczeń oraz wpisywania danych do arkuszy kalkulacyjnych. W ten sposób pozwalają oszczędzić czas, a czasem również pieniądze (jeśli zlecisz tę obsługę zewnętrznemu podmiotowi). Poza tym dzięki ich użyciu ryzyko pomyłki jest znikome.

Czym są rejestratory czasu pracy?

Rejestratory czasu pracy to urządzenia, których podstawową funkcja jest elektroniczna rejestracja momentu wejścia oraz wyjścia pracowników z pomieszczenia. Zazwyczaj przyjmują postać czytnika umieszczonego we wszystkich drzwiach do firmy, przy którym pracownicy potwierdzają swoją obecność. W jaki sposób? Zazwyczaj przez przyłożenie karty magnetycznej, odczytanie linii papilarnych czy za pośrednictwem aplikacji zainstalowanej w smartfonie.

W jaki sposób działa to ostatnie rozwiązanie? Urządzenie zamontowane przy wejściu do firmy nadaje sygnał identyfikujący, który po odczytaniu przez aplikację zainstalowaną w smartfonie jest rejestrowany jako aktywność pracownika (wejście lub wyjście z pracy). Rejestratory korzystają z funkcji bluetooth lub podobnych, które łączą na odległość mobilne urządzenia. Najnowszym osiągnięciem w tym zakresie jest technologia Near Field Communication, która w przeciwieństwie do tradycyjnego łącza bluetooth nie wymaga wcześniejszego parowania urządzeń.

Na takie rozwiązanie zdecydowała się firma Comarch. W swoim urządzeniu Comarch TNA Gateway wprowadziła dodatkową funkcję zgłaszania przez pracowników delegacji, urlopów oraz innych nieobecności w pracy, czyniąc z rejestratora nowoczesny kanał komunikacji pracodawcy z pracownikami.

Rejestratory czasu pracy istotnie zwiększają organizację i efektywność zarządzania organizację zatrudnionymi w firmie osobami. Usprawniają komunikację pomiędzy pracodawcą a pracownikami oraz są istotnym środkiem motywującym do pracy. Ułatwiają i znacznie przyśpieszają proces rozliczania przepracowanych godzin. Funkcjonalność tych urządzeń sprawia, że coraz częściej przestają być czynnikiem dyscyplinującym pracowników, a raczej urządzeniem pełniącym ważną funkcję w procesie organizacji funkcjonowania firmy.

Chcesz się dowiedzieć więcej o Comarch TNA? Sprawdź stronę www.tna.comarch.com/pl